2022年4月7日,國家檔案局正式發(fā)布《實物檔案數(shù)字化規(guī)范》(DA/T89—2022,以下簡稱《規(guī)范》),填補了國內(nèi)實物檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的空白,標(biāo)準(zhǔn)自2022年7月1日起實施。《規(guī)范》規(guī)定了實物檔案數(shù)字化工作的組織與管理,以及實物檔案數(shù)字化前處理、數(shù)字化采集、影像處理與實物檔案驗收、移交和入庫等工作要求。
背景情況
《中華人民共和國檔案法》對推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用作出了明確規(guī)定。很多單位在實施紙質(zhì)、聲像檔案數(shù)字化的同時,也開始嘗試開展實物檔案的數(shù)字化工作。由于實物檔案本身具有種類多樣、形狀復(fù)雜、數(shù)量相對較少等特點,大部分單位只限于簡單的拍照提供利用,不能直觀反映檔案的真實情況,個別實物檔案經(jīng)過長期保存,相比原貌發(fā)生了較大差別,現(xiàn)有的檔案數(shù)字化規(guī)范難以滿足實物檔案數(shù)字化的需要。鑒于實物檔案的重要價值、瀕危檔案保護的嚴(yán)峻形勢,有必要盡快探索研究實物檔案數(shù)字化規(guī)范標(biāo)準(zhǔn),指導(dǎo)開展實物檔案數(shù)字化工作,從而更好滿足檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的時代要求。
按照全國檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會第二十五次年會統(tǒng)一安排,明確由國家電網(wǎng)有限公司牽頭承擔(dān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《規(guī)范》的編制工作。在國家檔案局的指導(dǎo)和支持下,國家電網(wǎng)有限公司高度重視,精心組織,選拔專業(yè)力量,組建項目團隊,加強科研攻關(guān),多方征求檔案領(lǐng)域內(nèi)相關(guān)專家意見建議,不斷修改完善《規(guī)范》�！兑�(guī)范》自立項至正式印發(fā),歷經(jīng)現(xiàn)場和遠程調(diào)研10余次,專家評審和論證6次,向全國各有關(guān)單位征求意見1次,共征集行業(yè)各有關(guān)單位和專家意見125條,采納意見113條,易稿10次。
編制原則
《規(guī)范》編制過程中,主要遵循以下基本原則:
一是明確依據(jù),統(tǒng)籌布局。依據(jù)國家標(biāo)準(zhǔn)制定原則、國家現(xiàn)行建設(shè)法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)化工作的相關(guān)規(guī)定,以及紙質(zhì)檔案、聲像檔案、錄音錄像檔案等專業(yè)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn),參照最新檔案工作要求,合理確定實物檔案數(shù)字化原則、技術(shù)要求及工作流程等,確�！兑�(guī)范》的一致性和時效性。
二是廣泛調(diào)研,深入研討。廣泛查閱國內(nèi)外相關(guān)文獻資料,實地調(diào)研博物館、檔案館等典型機構(gòu),結(jié)合各行業(yè)數(shù)字化現(xiàn)狀、成本效益等因素,形成《規(guī)范》的框架結(jié)構(gòu)。加強編寫組內(nèi)部溝通與研討,深入分析研究,明確實物檔案數(shù)字化相關(guān)術(shù)語,逐步完善《規(guī)范》章節(jié)內(nèi)容,確�！兑�(guī)范》的實用性和普適性。
三是反復(fù)驗證,不斷完善。圍繞實物檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)需求和技術(shù)要點,借鑒文物、工業(yè)測繪等行業(yè)先進經(jīng)驗,從工作術(shù)語到管理規(guī)范,從技術(shù)原理到操作規(guī)程,逐項細化設(shè)計、反復(fù)驗證,確保《規(guī)范》的適用性和專業(yè)性。
主要內(nèi)容
《規(guī)范》共分13章48小節(jié),包括范圍、規(guī)范性引用文件、術(shù)語和定義、總體要求、組織與管理、檔案出庫、數(shù)字化前處理、目錄數(shù)據(jù)庫建立、數(shù)字化采集、影像處理、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)字化成果驗收與移交、檔案歸還入庫等。
《規(guī)范》界定了實物檔案的基本范疇,即“國家機構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中制作或獲取的,以特定有形物品存在的具有保存價值的實物”可視為實物檔案,較為典型的實物檔案有“獎狀、獎杯、錦旗、證書、印章、印模、產(chǎn)品、標(biāo)本、工具設(shè)備等”。同時,《規(guī)范》明確了該標(biāo)準(zhǔn)的適用范圍,即適用于各級各類檔案室、檔案館采用拍攝、掃描等方式對實物檔案數(shù)字化加工過程的管理。在數(shù)字化實施過程中,應(yīng)根據(jù)檔案的珍貴程度、開放程度、利用率、亟待搶救程度、數(shù)字化資金情況等因素,統(tǒng)籌規(guī)劃、科學(xué)開展實物檔案數(shù)字化工作,并采用有效的管理和技術(shù)手段,確保實物檔案數(shù)字化成果質(zhì)量,真實反映實物檔案的有關(guān)信息,最大限度地展現(xiàn)檔案原貌。
1.工作組織與制度管理
《規(guī)范》規(guī)定了實物檔案數(shù)字化工作的組織機構(gòu)及人員配備要求,應(yīng)建立實物檔案數(shù)字化工作組織,對數(shù)字化工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織實施、協(xié)調(diào)管理、安全保障、技術(shù)保障、監(jiān)督檢查、成果驗收等,確保數(shù)字化工作順利開展;從事實物檔案數(shù)字化工作人員應(yīng)熟悉檔案業(yè)務(wù)并具有較高的調(diào)查研究水平和良好的組織領(lǐng)導(dǎo)能力、熟悉相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范并具備一定數(shù)字化基礎(chǔ)知識和技術(shù)能力等。
為確保數(shù)字化工作達到預(yù)期目標(biāo),要求在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上,制定科學(xué)合理的工作方案,明確數(shù)字化對象、工作目標(biāo)、工作內(nèi)容、成本核算、數(shù)字化技術(shù)方法和指標(biāo)、驗收依據(jù)、人員安排、責(zé)任分工、進度安排等具體事項。
2.基礎(chǔ)設(shè)施與文件管理
為加強實物檔案實體的保護,《規(guī)范》對實物檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施作出規(guī)定,要求配備專用加工場地,并進行合理布局,形成檔案存放、數(shù)字化前處理、檔案著錄、數(shù)字化采集、影像處理、質(zhì)量檢查等工作區(qū)域,同時配備防火、防水、防有害生物、防盜報警、視頻監(jiān)控等設(shè)施設(shè)備。為更好滿足數(shù)字化工作需要,應(yīng)合理規(guī)劃、配備和管理實物檔案數(shù)字化設(shè)施設(shè)備。
為加強實物檔案數(shù)字化工作文件管理,《規(guī)范》要求對實物檔案數(shù)字化工作方案、實物檔案數(shù)字化審批書、實物檔案數(shù)字化流程單、數(shù)據(jù)驗收單、項目驗收報告、實物檔案數(shù)字化成果移交清單等重要文件及時進行整理、歸檔、移交。
3.工作流程管理
實物檔案數(shù)字化的主要流程環(huán)節(jié)包括:數(shù)字化前處理、目錄數(shù)據(jù)庫建立、數(shù)字化采集、影像處理、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)字化成果驗收與移交等(如圖所示)。為確保數(shù)字化工作規(guī)范有序開展,《規(guī)范》要求對實物檔案數(shù)字化工作進行全過程管控,并建立問題反饋機制,對數(shù)字化工作過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時反饋和修正。
實物檔案數(shù)字化流程示例圖
關(guān)于數(shù)字化前期準(zhǔn)備工作(第6、7、8章),此階段包括檔案出庫、數(shù)字化前處理、目錄數(shù)據(jù)庫建立等工作。檔案保管部門按照實物檔案數(shù)字化工作方案確定的數(shù)字化對象,開展檔案調(diào)取、清點、登記等前期準(zhǔn)備工作,并提交檔案出庫申請,經(jīng)批準(zhǔn)后按照檔案庫房管理規(guī)定為數(shù)字化對象辦理出庫相關(guān)手續(xù)。檔案出庫后,應(yīng)及時確定實物檔案數(shù)字化對象的特征點,對實物檔案進行外觀檢查,對實物檔案編號、材質(zhì)、外形等信息,以及存在的問題進行記錄。為便于實物檔案數(shù)字化成果的管理和利用,應(yīng)按照《檔案著錄規(guī)則》建立規(guī)范的目錄數(shù)據(jù)庫。
關(guān)于數(shù)字化采集工作(第9章),《規(guī)范》根據(jù)實物檔案的展示類型和特點,提出了平面掃描、三維掃描、數(shù)碼拍照、環(huán)物攝影四種采集方式。其中,平面掃描適用于能以二維靜態(tài)圖像形式展示的實物檔案,如獎狀、證書、印模等;三維掃描適用于能以三維立體影像形式展示的實物檔案,如獎杯、產(chǎn)品、標(biāo)本、工具設(shè)備等;數(shù)碼拍照適用于能以二維靜態(tài)圖像形式展示的實物檔案,如獎牌、獎杯、錦旗等;環(huán)物攝影適用于能以三維全景影像形式展示的實物檔案,如生產(chǎn)工具、設(shè)施設(shè)備等大型實物檔案。
數(shù)字化采集過程中,應(yīng)統(tǒng)籌考慮檔案原件實際情況、數(shù)字化目的和規(guī)模、計算機網(wǎng)絡(luò)和存儲條件等因素,選擇合適的采集方式和設(shè)備,合理設(shè)置設(shè)備參數(shù),嚴(yán)格遵守操作流程,確保數(shù)字化采集工作質(zhì)量。
關(guān)于數(shù)字化后期處理工作(第10、11章),此階段包括影像處理、數(shù)據(jù)掛接、成果驗收與移交等工作。為保證采集后數(shù)字影像清晰、完整、不失真,便于后期管理和使用,數(shù)字化工作人員應(yīng)根據(jù)數(shù)字化采集影像的實際情況,及時對數(shù)字化影像采取旋轉(zhuǎn)、糾偏、去污、拼接、裁剪、降噪及數(shù)據(jù)平滑等處理措施,力求影像效果最接近檔案原貌。數(shù)字化影像經(jīng)過處理后,應(yīng)及時將數(shù)據(jù)庫中的目錄數(shù)據(jù)與其對應(yīng)的實物檔案數(shù)字化影像進行掛接,以實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字影像的關(guān)聯(lián)。
4.數(shù)字化成果驗收與移交
為保證數(shù)字化成果100%達到預(yù)期目標(biāo),《規(guī)范》對數(shù)字化成果驗收與移交工作作出規(guī)定,要求成立專門的驗收組,采用計算機自動檢驗與人工檢驗相結(jié)合的方式,對數(shù)字化成果進行驗收。驗收合格的數(shù)字化成果按照實物檔案數(shù)字化工作方案及時移交,并履行檔案入庫交接手續(xù)。
5.數(shù)字化外包管理
《規(guī)范》提出在需要外包的情況下,檔案部門應(yīng)從企業(yè)性質(zhì)、股東組成、資金來源(構(gòu)成)、安全保密、企業(yè)規(guī)模、注冊資金情況等方面,嚴(yán)格審查評估外包企業(yè)的相關(guān)資質(zhì)和技術(shù)能力。在項目實施過程中,外包企業(yè)應(yīng)嚴(yán)格遵守《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》開展數(shù)字化工作;同時,檔案部門應(yīng)指派專門人員參與外包業(yè)務(wù)的監(jiān)督、指導(dǎo),完成質(zhì)量監(jiān)控、進度監(jiān)控、投資監(jiān)控、安全監(jiān)控和協(xié)調(diào)溝通等方面的工作。