為了合理開發(fā)和利用檔案信息資源，使館藏檔案更好地服務(wù)社會，促進社會各項事業(yè)的發(fā)展，特制定本制度。

    一、利用者來館利用未開放的檔案，須持有立檔單位介紹信和查檔單位介紹信，證明利用者的身份和利用檔案的目的、范圍，經(jīng)本館負責查閱的工作人員核實后，方可利用。如果原立檔單位已撤銷或合并，由原立檔單位所屬的上級主管部門或合并所屬形成的立檔單位出具介紹信，負責借閱工作人員把關(guān)，提供利用。

    二、凡我國公民，持居民身份證或其它合法證件，辦理借閱登記手續(xù)后，即可利用開放檔案。臺、港、澳和華僑利用開放檔案，按有關(guān)規(guī)定辦理�！吨腥A人民共和國檔案法》規(guī)定：“國家檔案館保管的檔案，一般應(yīng)當自形成之日起滿30年向社會開放。經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化等類檔案向社會開放的期限，可以少于30年，涉及國家安全或者重大利益以及其他到期不宜開放的檔案，可以多于30年�！辈殚嘃h內(nèi)文件必須是共產(chǎn)黨員。

    三、查閱中共岳陽樓區(qū)委、區(qū)政府的核心檔案，須經(jīng)區(qū)委或區(qū)政府主管領(lǐng)導批準后方可利用。

    四、對控制使用、未解密的檔案、資料，未經(jīng)局（館）主管領(lǐng)導批準，接待工作人員不得擅自提供利用。

    五、查閱本單位黨委（黨組）會議記錄、重要案件、經(jīng)濟糾紛和個人歷史等方面的重要檔案，須持有本單位主要負責人簽署批準意見介紹信。

    六、公、檢、法、司工作人員因公辦案利用檔案、資料時，需二人以上且須持有單位介紹信，履行查檔手續(xù)后，在接待利用人員的幫助下，提供利用服務(wù)。律師查閱檔案，需持有律師證、介紹信、委托書，并且，只能查閱委托人的相關(guān)資料。

    七、利用者不得隨意擴大查閱范圍，如需摘抄檔案、資料應(yīng)征得本館工作人員同意，摘抄時應(yīng)用公文稿紙，摘抄后經(jīng)本館工作人員校對蓋章后方為有效；如需復制，必須履行審批手續(xù)，區(qū)以上黨政領(lǐng)導機關(guān)文件和“文革”群眾組織材料，經(jīng)局長批準；涉及落實政策、人事、糾紛等方面的文件由分管副局長批準；其他文件材料由檔案員批準。由本館工作人員負責辦理，其內(nèi)容、數(shù)量由本館酌情決定。

    八、利用者在查閱檔案時，要注意保護檔案，嚴禁在檔案上勾畫、折頁、注釋等一切損壞檔案的行為，嚴禁涂改檔案。違者按《檔案法》第二十四條、《湖南省檔案管理條例》第三十三條處理。

    九、利用者只限在閱覽室內(nèi)查閱。檔案原則上不外借，特殊情況需要借出時，須經(jīng)館內(nèi)負責人批準，嚴格按照《檔案資料外借制度》，辦理借閱手續(xù)，并限期歸還。

    十、檔案公布權(quán)、出版權(quán)屬于本館及檔案形成單位，利用者所需內(nèi)容可在著作中引用，但不得公布全文或匯編出版。

    十一、接待利用工作人員要及時收集具有典型特點和反映時代特色的利用效果實例。

    十二、閱覽室是提供借閱利用檔案的重要場所，嚴禁吸煙、喧嘩，注意保持室內(nèi)安靜.